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Las Cuentas Anuales son el conjunto de documentos contables que una empresa debe elaborar periódicamente, de conformidad con la ley, con el fin de alcanzar el principio de verdad y dar a conocer de manera clara, veraz y correcta su situación patrimonial y financiera, al final del período administrativo de referencia, así como el resultado económico del propio ejercicio.
Las cuentas anuales son un documento único compuesto de tres partes: Estado de patrimonio, Cuenta de resultados y Nota complementaria.
Estado de patrimonio
Representa la situación de una empresa al cierre del ejercicio: en este documento debe ilustrarse la situación patrimonial y financiera de la empresa y comprende, con la debida separación, el activo, el pasivo y, como diferencia entre ambos, el patrimonio neto. El estado de patrimonio se divide en dos secciones: activo y pasivo.
Activo – Todos los bienes y propiedades que posee la empresa (edificios, maquinaria y equipos) utilizados para el ejercicio de la actividad, cuentas por cobrar a terceros (clientes, etc.), disponibilidad de liquidez (efectivo y saldos netos en cuentas corrientes).
Pasivo - Deudas de la empresa con terceros (proveedores, bancos...). El patrimonio neto indica la deuda ideal de la empresa con sus propietarios y se compone de reservas y capital social.
Cuenta de resultados
Proporciona información sobre la situación económica de la sociedad, indicando los gastos incurridos y los ingresos obtenidos por la empresa durante el ejercicio: las ganancias o las pérdidas del ejercicio se determinan calculando la diferencia entre gastos e ingresos. El elemento de conexión entre la cuenta de resultados y el balance de situación está representado por las ganancias del ejercicio (o las pérdidas) que, si no se distribuyen entre los accionistas, pasarán a formar parte del patrimonio de la empresa como parte del patrimonio neto.
Nota complementaria
Es un documento que forma parte integrante de las cuentas anuales: debe incluir toda la información que permita una representación más veraz y correcta de la situación económica, patrimonial y financiera de la empresa, como, por ejemplo, explicación de los criterios contables adoptados, indicación de la información, detalles y motivos relacionados con la inclusión de algunas partidas del balance de situación y de la cuenta de resultados y otra información de diversa índole.
Según lo establecido en el estatuto, las cuentas deben ser aprobadas por los socios dentro de los 120 o 180 días siguientes al cierre de su ejercicio y, una vez aprobadas, el administrador las debe depositar en el registro mercantil que corresponda en un plazo de 30 días.
Ejemplo de plazos para depositar las cuentas:
Vencimiento el 31/12
Aprobación en un plazo de 120 días (30 de abril)
Depósito en un plazo de 30 días tras la aprobación (máximo 30 de mayo)
Vencimiento el 31/12
Aprobación en un plazo de 180 días (30 de junio)
Depósito en un plazo de 30 días tras la aprobación (máximo 30 de julio)
Tras la abolición del registro de socios, las sociedades de responsabilidad limitada ya no están obligadas a depositar la lista de socios (véase Variación de socios). Las sociedades anónimas, por su parte, están obligadas a reconfirmar la estructura societaria relativa al ejercicio anterior si no ha sufrido cambios, o a depositar las variaciones ocurridas en el período comprendido entre la fecha de aprobación de las cuentas anuales del año anterior y la fecha de aprobación de las cuentas anuales presentadas (véase Variación de socios).
El primer párrafo del art. 2423 del Código Civil establece que los administradores deben redactar las cuentas anuales en formato normalizado, que incluye:
- Balance de situación
- Cuenta de resultados
- Estado financiero (informe financiero)
- Memoria.
Las cuentas anuales deben estar redactadas de manera clara y deben representar de manera veraz y correcta la situación patrimonial y financiera de la sociedad y el resultado económico del ejercicio.
Las cuentas anuales en formato normalizado las deben presentar las sociedades cotizadas en bolsa que han emitido valores negociados en mercados regulados o que superan los límites para redactar las cuentas anuales en formato abreviado.
En general, las cuentas anuales en formato abreviado las pueden presentar sociedades de capital que en el primer ejercicio o, posteriormente durante dos ejercicios consecutivos, no hayan superado dos de los siguientes límites (pequeñas empresas):
- total de las partidas del activo del balance de situación: 4.400.000 €
- ingresos por ventas y servicios: 8.800.000 €
- número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio: 50 personas.
Las cuentas anuales en formato abreviado constan de:
- Balance de situación
- Cuenta de resultados
- Memoria.
En todo caso, las empresas clasificadas como pequeñas empresas pueden presentar las cuentas anuales en formato normalizado.
Se consideran microempresas aquellas empresas que, durante el primer ejercicio o, posteriormente durante dos ejercicios consecutivos, no hayan superado dos de los siguientes límites:
- total de las partidas del activo del balance de situación: 175.000 €
- ingresos por ventas y servicios: 350.000 €
- número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio: 5 personas.
Las microempresas están exentas de redactar:
- el estado financiero (informe financiero)
- la memoria
cuando al pie del balance de situación conste la información prevista por el primer párrafo del art. 2427 del Código Civil, n.° 9 (el importe total de las obligaciones, garantías y pasivos potenciales no resultantes del balance de situación) y n.° 16 (la suma de retribuciones, anticipos y créditos otorgados a los administradores y auditores);
y están exentas de redactar el informe de gestión
cuando al pie del balance de situación conste la información prevista por el art. 2428 del Código Civil, n.° 3 (el número y el valor nominal tanto de acciones propias como de acciones o participaciones de empresas matrices propiedad de la empresa) y n.° 4 (el número y el valor nominal tanto de acciones propias como de acciones o participaciones de empresas matrices, compradas o vendidas por la empresa durante el ejercicio).
Por tanto, en las microempresas, las cuentas anuales solo pueden estar compuestas por el balance de situación y la cuenta de resultados, cuya forma, estructura y contenido son los mismos previstos para las cuentas a anuales en formato abreviado. En caso de que las empresas que puedan clasificarse como microempresas deseen presentar las cuentas anuales con la memoria y el estado financiero, deberán preparar y depositar las cuentas anuales en formato abreviado utilizando la taxonomía relativa.
Al igual que las pequeñas empresas, las microempresas también tienen derecho a presentar las cuentas anuales en formato normalizado.
La redacción del balance final de liquidación es el requisito contable final para las empresas que se encuentran en proceso de liquidación. Una vez realizadas todas las operaciones de liquidación, los liquidadores están obligados a redactar el balance final, indicando la parte adeudada a cada socio o participación en la división de los activos.
Para redactar el balance final de liquidación, la normativa no prevé un esquema rígido como el previsto para las cuentas anuales. Por lo tanto, se deja libertad a la hora de redactarlo; lo único que se exige es que se demuestre el activo obtenido de todo el proceso de liquidación y se indique el valor de la cuota de liquidación que corresponda a cada uno de los socios.
Para considerarse completo, el documento contable debe:
- determinar los activos finales disponibles para su distribución
- establecer el plan de distribución destacando el derecho de los socios a las acciones de liquidación
- permitir que los órganos de control expresen su opinión.
Tras elaborar el balance final de liquidación, los liquidadores deberán cumplir con los requisitos legales de publicidad para que los socios puedan presentar reclamaciones ante el tribunal competente en un plazo de noventa días. El balance final de liquidación no debe ser aprobado por la junta de accionistas, sino que, a diferencia de las cuentas anuales, el procedimiento es presuntivo, por lo que en ausencia de reclamaciones por parte de los socios en los términos previstos por el artículo 2493 del Código Civil, el balance queda aprobado.
El Prospecto Contable (informe financiero) es un documento administrativo-contable, elaborado al final del período administrativo, con el que el profesional representa la situación financiera de la empresa y cuantifica el resultado económico del período impositivo.
El Prospecto Contable forma parte de las Cuentas Anuales y es un documento obligatorio solo para aquellas empresas cuyos parámetros impliquen la elaboración de las Cuentas Anuales Ordinarias.
Es posible solicitar las Últimas Cuentas Anuales de cualquier empresa que las haya depositado.
Las Cuentas Anuales están disponibles en los siguientes formatos:
- Adobe Pdf y, en su caso,
- XBRL
- CSV
El documento de Cuentas Anuales, en formato pdf, está estrictamente en inglés.
Después de la compra de las Cuentas Anuales, sin costo adicional, el usuario puede obtener el Prospecto Contable (si lo hubiera) en los formatos Pdf, Csv, Html y en los idiomas inglés, italiano, francés, alemán.
PARA UN EJEMPLO DE PROSPECTO CONTABLE (FACSÍMIL, EN INGLÉS), VÉASE AQUÍ.